交流会に毎月100人集客している案内テンプレートを公開！

イベントを企画するときに作らなければいけないものが２つあります。

それは、「お誘いメッセージ」と「開催案内文」です。

今日は僕が実際に異業種交流会に毎月100人集めているテンプレートをそのまま公開します！そして、その中身についてもポイントを解説しますので、イベント集客の考え方をぜひ学んでいただければと思います。

まず、「お誘いメッセージ」と「開催案内文」の違いから説明しますね。

お誘いメッセージと開催案内文は異なる

多くの方が間違えているのは、お誘いメッセージと開催案内文を一緒にしてしまっているということです。イベント集客において、これは絶対にやってはいけないことなのです。

失敗する集客のパターンとしては、開催案内文を作って、その案内文をいきなり、お客様に送り付けてしまうというケースですね。このケースが非常に多いです。

パーティーや説明会、セミナーの長文の案内文がFacebookやLINEのメッセージで突然送られてきたことはないでしょうか？

受け取った方はどう思うか？というと「まず見ない」です。興味を持たれていない状態で、いきなり各論から入っても相手に読んではもらえないのですね。

いきなりイベントの開催案内文を送るのではなく、まずはお誘いメッセージを送って興味があるという返信が来たら、開催案内文を送るという流れにしなければいけないのです。

具体的にはこのようなイメージです。

“ご都合良ければ開催案内を送りますがいかがですか？”とお誘いメッセージの文末に入れます。それで、「行ってみたい」、「検討したい」「案内を送ってください」と返信がきたらイベントの詳細が書かれた開催案内文を送るという手順ですね。

二度もやりとりするので、一見非効率に見えますが、8年間やってきて圧倒的にこの流れの方が成約率が高いということが分かりました。お誘いメッセージで開催案内文を送ってよいかどうか相手に選択肢を与えるということが重要なのです。

いきなり開催案内文を送りつけるのは迷惑だと思われる可能性が高いので、次回からもう何も読んでもらえなくなることもあります。ワンクッション置くというお誘い方法が大事なのです。

それでは、お誘いメッセージと開催案内文にはそれぞれ何を書けばよいのか具体的なテンプレートを公開して解説もしますね。

お誘いメッセージ

まずは、お誘いメッセージです。僕が開催している交流会へのお誘いメッセージテンプレートを公開します。

こんばんは。赤間です。

7/31(日)の夜は空いてますか！？

最近、再開発が目覚ましく東京のオシャレスポットとしても人気を集めているお茶の水ワテラスタワー内のレストランを貸し切って、サマーパーティーを19時から開催します！

初めて使う会場なので、今回はぜひ来ていただきたいのですが友達も誘っていかがでしょうか？(^^)

お茶の水駅から徒歩3分のテラス付のレストランで、人気のスポットだけになかなか貸し切ることができなかったのですが、今回やっと開催実現に至った特別企画です。

お店の前には3000平米の緑豊かな庭園が広がっていて、テラス席もありますので開放感はバツグンです！

広々としたお席でゆったりと落ち着いた会話を楽しむことができます。

水と緑に囲まれた情緒ある空間で、夏本番前に素敵な出会いを見つけてみませんか^^

とてもお洒落で雰囲気のいいロケーションなので、こんな素敵な会場でサマーパーティーがあるということを友達にも教えてあげてください！

ご都合良ければ開催案内を送りますね。参加可否をご連絡いただけますか？よろしくお願いします。

これを顧客リストに登録している見込客一人一人に送ります。

このお誘いメッセージに組み込まれているポイントは以下の4つです。

・返信要求

・ロケーションの魅力

・参加のメリット

・紹介依頼

それぞれ解説しますね。

Contents

1 返信要求
2 ロケーションの魅力
3 参加のメリット
4 紹介依頼

返信要求

冒頭で、「7/31(日)の夜は空いてますか？」と質問をしています。

それから、中盤で「友達も誘っていかがでしょうか？」と参加可否を聞いています

そして最後に、「参加可否をご連絡いただけますか？」と再度確認しています。

このように「？」を2つか3つくらい入れて、返信を求めて相手とコミュニケーションを取るということが重要です。

一方的に、メッセージを送るだけではただの営業になってしまうので会話をするということが成約率に関わってきます。お誘いメッセージでは返信をもらうということが重要です。そして、返信がきた人に対して、詳細を送るという流れですね。

お断りの返信でもよいのです。返信がきた方は、次回来てもらえる確率が高くなりますからね。

ロケーションの魅力

男女の出会いが目的の交流会ではロケーションがとても重要です。

今回の場合は、「再開発が目覚ましく東京のオシャレスポットとしても人気を集めている」と記載することよってこんな場所があるんだという認識をさせています。

テラスが付いているレストランというのも雰囲気がよくてポイントが高いと思います。

このように、目的が出会いなのでロマンチックなロケーションであるという観点が重要なのですね。

もし、ビジネス系のセミナーでしたら上記のようなことは関係ないので、開催するイベントの種類によってどんなことが参加者の期待を高めるかを考えるということが大切です。

参加のメリット

これは、その交流会に参加すると何が得られるか？ということですね。

上記の場合は、「広々としたお席でゆったりと落ち着いた会話を楽しむことができます。」と伝えています。

男女の出会いの場なので、雰囲気のいい場所でゆっくり落ち着いて会話ができると良い出会いにつながりやすいので、これを伝えています。一般的な交流会では落ち着いて会話できずに終わってしまうというケースが多いのでこのような内容を伝えると効果が高いのですね。

ポイントとして、参加のメリットはそのイベントの一番の目的に合わせなければいけないということです。今回の場合は、男女の出会いが目的の交流会のため、異性との素敵な出会いがあるということが、「参加のメリット」になっている必要があります。

それ以外のメリットではNGです。

例えば、「レストランのご飯が美味しい」ということが全面に出ていてはダメだということですね。

しかし、このように書き換えればOKです。

「美味しいものが好きという共通点を持った方が集まるので、会話が弾みやすくよい出会いにつながりやすいです。」

これなら、異性との素敵な出会いにつながっているので問題ありません。

対象が女性の場合は、ストレートにメリットを打ち出すよりも、このようにオブラートにくるむ方がスマートだったりします。

紹介依頼

最後は紹介依頼です。「こんな素敵な会場でサマーパーティーがあるということを友達にも教えてあげてください！」ということを伝えて拡散効果を狙っています。

何も言わなければ特に男性は一人で参加してしまうので、友達も誘っていいんだということを最初から伝えてあげるということが集客数を増やすのに効果があります。

「友達を紹介してください」と言うよりも「教えてあげてください」と言う方が友達から感謝されるという印象を与えることができます。

以上のようなポイントをお誘いメッセージの中に組み込むと反応が上がります。

さらに詳しくはこちらで解説していますので読んでみてくださいね。

誘客メッセージに含めると反応が上がる９つのファクター

開催案内文

次は開催案文のテンプレートを公開します。

お誘いメッセージを送って興味があると返信がきた方にこちらを送ります。

～ご案内～

7月31日(日)に、最近再開発が目覚ましく東京のオシャレスポットとしても人気を集めているお茶の水ワテラスタワー内のレストランを貸し切って、サマーパーティーを開催します！

■日時

7月31日（日）
19：00～21：00

■場所

「ワテラスサロン」
東京都千代田区神田淡路町2-101

■会費

男性5500円、女性3500円

■開催概要

街ごと再開発が完了したばかりのお茶の水は今注目のお洒落スポットとなりました。
そのお茶の水駅から徒歩3分のワテラスタワー内にあるテラス付レストランでサマーパーティーを開催します！

人気のスポットだけになかなか貸し切ることができなかったのですが、三ヶ月前から調整を進めていて今回やっと開催実現に至りました。

お店の前には3000平米もの緑豊かな庭園が広がっていて、テラス席もありますので開放感はバツグンです！

広々としたお席でゆったりと落ち着いた会話を楽しむことができます。

少し涼しくなって心地よい夏の夜風を感じながら、水と緑に囲まれた情緒ある空間で、夏本番前に素敵な出会いを見つけてみませんか？

今回のお料理は料理研究家の方を招いて、全てできたてをご提供！数あるレシピの中でも人気の高かった季節限定のメニューをその場で作っていただきます。

・取れ立て夏野菜サラダ
・特製鶏ハム盛り
・ポテトフライwithオリジナルスイートチリソース
・シメジと大葉の和風夏パスタ
・グリルチキンの自家製トマトソースパスタ
・イエローカレーwithモロコシ飯

参加者は幹事の直接の友達とその友達のみの身元の確かな方ばかりに限定しておりますので、安心して会話を楽しめます。

20代後半から30代の業界業種さまざまな独身の方が参加されます。

初対面の方がほとんどですので、当日は幹事メンバーも一緒になって参加し皆さんの交流の架け橋となるようお手伝いします。

※定員に達し次第締め切らせていただきますので、お早めのご連絡お待ちしています！

こちらの開催案内文を読んでいただいて参加するかどうか決めていただくということになります。

最初に開催案内文を作ってから、この中で最も参加者にとって魅力的な部分を抜き出してお誘いメッセージを作るという手順ですね。開催案内文に記載するポイントはお誘いメッセージと全く同様です。

開催案内文にだけ含めるポイントは「日時」「場所」「会費」などの基本事項です。これらをお誘いメッセージに記載すると堅苦しくなってしまうので、開催案内文だけに記載した方がよいです。

それから、どんな人が参加するのかなども入れると親切ですね。交流会の場合は参加者の属性について質問を受けることが多いので予め記載しておくとよいです。

以上が開催案内文の作り方です。

今日はお誘いメッセージと開催案内文のテンプレートを公開しましたので、これを参考に自分のイベント企画に置き換えて作成していただければと思います。